PROSEDUR AUDIT KONTRAK PENJUALAN

2.2.1 Deskripsi Kontrak Penjualan

Dalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai definisi serta pembahasan mengenai Kontrak Penjualan dan Audit internal.

2.2.1.1 Pengertian Kontrak Penjualan

Sebelum membahas mengenai kontrak penjualan, penulis akan mendeskripsikan  pengertian penjualan dan pengertian mengenai kontrak. Di dalam dunia bisnis pelaku bisnis melakukan kegiatan penjualan dengan membuat sebuah kontrak perjanjian jual beli yaitu dengan tujuan agar antara penjual dan pembeli tidak ada yang dirugikan.

Berikut definisi penjualan, yang dapat di ambil dari berbagai sumber, menurut Henry Simamora dalam buku “Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis” menyatakan bahwa penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa.

Pengertian penjualan menurut Chairul Marom dalam buku “Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang” menyatakan bahwa penjualan artinya penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahaan yang biasanya dilakukan secara teratur.

Berdasarkan pengertian diatas maka dapat di simpulkan bahwa penjualan adalah persetujuan keduabelah pihak antara penjual dan pembeli, dimana penjual menawarkan produknya kepada pembeli dengan harapan pembeli dapat memberikan uang sesuai dengan nilai produk yang di tawarkan, sehingga penjual dapat memperoleh keuntungan dan pembeli mendapatkan produk yang dibutuhkan dan tidak dirugikan.

Pembahasan Tentang Kontrak

Kontrak Penjualan adalah “sebuah perjanjian antara pembeli dan penjual yang meliputi penjualan dan pengiriman barang, surat berharga dan harta pribadi selain barang atau surat berharga”. Di Amerika Serikat penjual domestik kontrak di atur oleh Uniform Commercial Code. International kontrak penjualan diatur dibawah konvensi PBB tentang kontrak untuk penjualan barang internasional (CISG), juga di kenal dengan Konvensi Wina Dijual.

Kontrak penjualan merupakan perjanjian yang dituangkan secara tertulis yang menunjukan saling pengertian antara penjual dan pembeli (eksportir dan importir) serta untuk menghilangkan salah penafsiran antara kedua belah pihak.

Jadi menurut definisi di atas kontrak penjualan dapat di definisikan sebagai suatu perjanjian antara penjual dan pembeli atas asset yang di perjual belikan, dibuat secara tertulis dan isinya mengikat antara kedua belah pihak untuk jangka waktu tertentu.

2.2.1.2 Prinsip-prinsip Kontrak Penjualan

Prinsip-prinsip kontrak penjualan atau bisnis ini dalam ilmu hukum dinamakan international commercial term (INCOTERM) , penggunaan prinsip-prinsip ini dipakai dalam pelaksanaan perdagangan atau transaksi jual beli international.

INCOTERM ini di keluarkan oleh International Chamber of Commerce (ICC) pada tanggal 1 Januari 2000, yaitu merupakan seperangkat peraturan yang dibuat untuk menyeragamkan penafsiran persyaratan perdagangan yang menetapkan hak dan kewajiban pembeli dan penjual dalam transaksi international.

Cakupan dalam INCOTERM adalah menyelesaikan penjualan barang untuk menunjukan kewajiban pihak-pihak yang berkontrak berkaitan dengan pengiriman barang dan untuk menetapkan persyaratan transportasi dan penyerahan barang dalam bentuk ringkas.

Keinginan dari kewajiban pihak-pihak yang berkontrak meliputi kapan barang dikirim, bagaimana suatu pihak memastikan bahwa pihak lain telah memenuhi prosedur standar pelaksanaan, pihak mana yang harus berkewajiban untuk mendapatkan lisensi dan memenuhi formalitas yang ditetapkan oleh pemerintah Negara lain, model dan persyaratan pengangkutannya, persyaratan pengirimannya dan apa yang di perlukan sebagai bukti pengiriman, kapan risiko kerugian dialihkan dari penjual kepada pembeli, bagaimana pembagian biaya transport antar pihak-pihak yang bertransaksi, pemberitahuan apa yang harus disampaikan oleh masing-masing pihak untuk memberi pihak lain berkaitan dengan transport dan transfer barang.

Terdapat tiga belas persyaratan perdagangan international di dalam INCOTERM yaitu :

• EXW / Ex Work

Adalah syarat yang merupakan kewajiban paling ringan bagi penjual dan pembeli, yaitu masing-masing pihak wajib memikul semua biaya dan risiko yang terkait dengan kewajiban untuk mengambil barang-barang itu dari tempat penjual.

Apabila pihak-pihak menginginkan penjual bertanggung jawab untuk memuat barang-barang pada saat pemberangkatan dan memikul semua risiko dan biaya pemuatan, maka hal tersebut harus dijelaskan dengan cara menambah kata-kata yang tegas didalam kontrak jual beli.

• FCA ( Free Carrier)

Bahwa penjual melakukan penyerahan barang-barang yang sudah mendapat izin ekspor, kepada pengangkut yang ditunjuk pembeli.  Dalam pemilihan tempat penyerahan barang-barang, mempunyai dampak pada kewajiban bongkar muat barang. Jika penyerahan terjadi ditempat penjual maka penjual bertanggung jawab untuk memuat. Jika penyerahan terjadi ditempat lain maka penjual tidak bertanggung jawab untuk membongkar.

• FAS /(Free Alongside Ship)

Penjual melakukan penyerahan barang-barang, bila barang tersebut ditempatkan dipelabuhan pengapalan yang ditentukan oleh pembeli. Hal ini berarti bahwa pembeli wajib memikul semua biaya dan semua risiko kehilangan atau kerusakan atas barang-barang pada saat itu.

• FOB /(Free on Board)

Penjual melakukan penyerahan barang bila barang-barang melewati pagar kapal dipelabuhan pengapalan yang sudah ditentukan. Hal tersebut berarti bahwa pembeli wajib memikul semua biaya dan risiko atas kehilangan atau kerusakan barang mulai dari titik itu. Syarat ini menuntut penjual untuk mengurus formalitas ekspor. Dan syarat ini hanya dapat dipakai untuk angkutan laut dan sungai saja.

• CFR /(Cost on Freight)

Penjual melakukan penyerahan barang-barang jika barang-barang melewati pagar kapal di pelabuhan pengapalan. Dalam hal ini penjual wajib membayar biaya-biaya dan ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut barang-barang itu sampai ke pelabuhan tujuan yang sudah ditentukan. Risiko kehilangan ataupun kerusakan atas barang-barang tersebut termasuk setiap biaya tambahan sehubungan dengan peristiwa yang terjadi. Setelah waktu penyerahan itu, tanggungjawab berpindah dari penjual kepada pembeli. Syarat ini hanya berlaku untuk angkutan laut dan sungai.

• CIF (Cost,Incurance,Freight)

Bahwa penjual melakukan penyerahan barang-barang kepada pengangkut yang ditunjuknya sendiri, tetapi penjual wajib pula membayar ongkos-ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut barang-barang itu sampai ke tempat tujuan. Hal tersebut berarti bahwa pembeli memikul semua risiko dan membayar semua ongkos yang timbul setelah barang-barang sampai di tempat yang ditentukan.

• CPT (Carriage Paid To)

Bahwa penjual menyerahkan barang-barang kepada pengangkut yang ditunjuk sendiri, tetapi penjual wajib membayar ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut barang-barang tersebut sampai ke tempat tujuan. Hal ini berarti bahwa pembeli memikul semua risiko dan membayar setiap ongkos yang timbul setelah barang diserahkan oleh penjual. Syarat ini mewajibkan penjual mengurus formalitas ekspor dan berlaku untuk alat angkut apa saja termasuk angkutan aneka wahana (multimode transport).

• CIP (Carriage an Incurance Paid To)

Penjual menyerahkan barang-barang kepada pengangkut yang ditunjuk sendiri, namun penjual wajib pula membayar ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut barang-barang itu sampai ke tempat tujuan yang telah ditentukan, Penjual juga wajib membayar asuransi terhadap risiko kerugian dan kerusakan atas barang-barang yang menimpa pembeli selama barang-barang berada di dalam perjalanan. Dan pembeli memikul semua risiko dan membayar semua ongkos yang timbul setelah barang diserahkan oleh penjual. Syarat penjualan ini berlaku untuk multimode transport.

• DAF (Delivered at Frontier)

Pihak penjual yang mengurus izin ekspor dan bertanggung jawab sampai barang tiba di perbatasan negara tujuan. Bea cukai dan izin impor menjadi tanggung jawab pihak pembeli.

• DES (Delivered Es Ship)

Pihak penjual bertanggung jawab sampai kapal yang membawa barang merapat di pelabuhan tujuan dan siap untuk dibongkar. Izin impor menjadi tanggung jawab pihak pembeli. Hanya berlaku untuk transportasi air.

• DEQ (Delivered Ex Quay)

Pihak penjual bertanggung jawab sampai kapal yang membawa barang merapat di pelabuhan tujuan dan barang telah dibongkar dan disimpan di dermaga. Izin impor menjadi tanggung jawab pihak pembeli. Hanya berlaku untuk transportasi air.

• DDU (Delivered Duty Unpaid)

Pihak penjual bertanggung jawab mengantar barang sampai di tempat tujuan, namun tidak termasuk biaya asuransi dan biaya lain yang mungkin muncul sebagai biaya impor, cukai dan pajak dari negara pihak pembeli. Izin impor menjadi tanggung jawab pihak pembeli. Syarat ini dipakai untuk alat angkut apa saja, tetapi apabila penyerahan barang akan di lakukan di pelabuhan tujuan, diatas kapal atau di atas dermaga, supaya di pakai syarat DES atau DEQ.

• DDP (Delivered Duty Paid)

Yaitu penjual menyerahkan barang-barang kepada pembeli sudah di urus formalitas impornya, tetapi belum di bongkar di atas alat angkut yang baru datang di tempat tujuan. Penjual wajib memikul semua biaya dan risiko yang terkait dengan pengangkutan barang-barang itu sampai ke sana, termasuk bea masuk apa pun yang di perlukan di negara tujuan. Syarat ini di perbolehkan untuk jenis alat angkut apa saja.

Syarat – syarat yang di gunakan dalam melaksanakan transaksi jual beli di lakukan sesuai dengan keberadaan barang tersebut atau pengakuan atas barang yang di perjual belikan itu kapan, sesuai dengan kesepakatan antara kedua belah pihak. Tidak semua delivery term yang lazim digunakan dalam perdagangan international. Biasanya hanya beberapa delivery term, misalnya adalah ex-work, FCA, FOB, CIF, CIP, DDU, dan DDP. Yang sering digunakan. Karena bila terlalu banyak menggunakan istilah-istilah tersebut, akan membingungkan pihak-pihak yang belum terbiasa dengan incoterm.

Dari uraian di atas dapat diliahat pada bagan di bawah ini.

Gambar 2.1

Proses INCOTERM

2.2.1.3 Prosedur Kontrak Penjualan

Pelaksanaan kontrak penjualan tidak hanya dilakukan dengan membuat kesepakatan antara kedua belah pihak dengan lisan saja tetapi juga dilakukan dengan tertulis, agar ada bukti nyata yang dibuat oleh kedua belah pihak atas kesepakatan-kesepakatan yang telah dibuat bersama. Dalam pembuatan kontrak penjualan ada beberapa cakupan yang harus diketahui dan diperhatikan.

Cakupan-cakupan dalam kontrak penjualan yang harus di perhatikan adalah:

• Jumlah (Quantity) , hal ini perlu diperhatikan dalam pembuatan kontrak penjualan karena quantity ini memberikan informasi kepada pembeli jumlah barang yang dibelinya sesuai dengan kesepakatan yang sudah dibuat sebelumnya agar terhindar dari perselisihan tafsiran, dalam kontrak dijelaskan dengan baik dan sempurna satuan hitung yang di gunakan, misalkan 10… ton gula , jelaskan apakah yang dimaksud long ton, short ton, atau metric ton. Untuk berat barang jelaskan apa yang dimaksud berat muat atau berat bongkar (NSW, Nett Shipped Weight atau NDW, Nett Delivered Weight)
• Mutu Barang (Quality) , cakupan ini diperlukan karena dalam bagian ini akan dibahas atau menggambarkan mengenai kualitas serta spesifikasi barang yang akan diterima oleh pembeli, sehingga pembeli mengetahui kualitas yang barang yang diterimanya sesuai yang diinginkan atau dibutuhkan oleh buyer tersebut. Dalam penjelasan spesifikasi barang tersebut perhatikan juga barang tersebut sudah memiliki mutu buku international (International Standard Quality), untuk barang industri diberikan keterangan teknik dan nama pabriknya, untuk barang lain dapat dilampirkan dengan brochure, leafleat atau contoh barang.
• Harga (Price), merupakan cakupan yang cukup penting dalam pembuatan kontrak penjualan, karena sebelum kontrak itu dibuat dan transaksi penjualan di lakukan, pembeli dan penjual melakukan tawar menawar kemudian setelah kedua belah pihak sepakat, penjual akan membuat kontrak penjualan yang sifatnya mengikat kedua belah pihak. Di dalam kontrak harga barang harus dijelaskan per satuan barang, harganya berapa dan menggunakan mata uang apa disesuaikan dengan pembelinya, serta kurs yang digunakan harus sesuai  pada saat itu dan menggunakan pembulatan berapa, serta formula penjualan yang dihitung oleh penjual.
• Tanggal Pengapalan, hal ini untuk mengetahui kapan waktu pengapalan itu telah di sepakati oleh kedua belah pihak, dan bila waktu yang telah di sepakati itu penjual tidak melakukan pengapalan, dalam kontrak akan diberikan keterangan bahwa kesepakatan akan berakhir atau akan ada perpanjangan sesuai dengan kesepakatan antara kedua belah pihak.
• Cara-cara pembayaran, pembayaran yang dilakukan pembeli kepada penjual itu tergantung pada kesepakatan yang dibuat oleh kedua belah pihak. Biasanya di dalam kontrak, sebelumnya pembeli itu sudah membayar sebagian harga atas barang yang dibelinya, kemudian untuk pelunasannya atau pembayaran 100 % nya tergantung barang tersebut, apakah pada saat barang tiba di pelabuhan atau pada saat barang masih di kapal. Dan di dalam kontrak akan dijelaskan dokumen-dokumen asli pengapalan yang akan diberikan kepada pembeli.
• Persyaratan Teknis, syarat-syarat yang termasuk persyaratan teknis ini adalah syarat penyerahan barang, yaitu dalam kontrak penjualan itu jenis incoterm apa yang digunakan, bila jenis yang digunakan adalah FOB maka semua biaya sampai barang selesai di muat di atas kapal itu sudah termasuk ongkos pengapalan, pengangkutan ke pelabuhan dan ongkos muat ke atas kapal adalah tanggungjawab penjual. Kemudian persyaratan teknis lain adalah tempat penyerahan barangnya, penentuan tempat penyerahan barang secara fisik adalah penting untuk mengetahui batas tanggung jawab masing-masing pihak. Dalam perdagangan luar negeri, barang-barang yang di kirim atau pun diterima akan melalui saluran pelabuhan-pelabuhan laut, jalan udara, melalui stasiun KA atau bus, atau melalui kantor pos, dsb. Dan persyaratan teknis yang lain adalah syarat penyerahan dan biaya yaitu syarat penyerahan seperti loco, FOB, Franco,dsb bagi penjual mencerminkan kewajiban-kewajiban pokok yang menjadi tanggung jawabnya termasuk juga penentuan biayanya.
• Data-Data lain yang diperlukan, data-data ini adalah hal-hal yang menunjang dalam pembuatan kontrak penjualan dan transaksi penjualan.

Dibawah ini adalah bagan proses kontrak penjualan.

Gambar 2.2

SALE’S CONTRACT PROCESS

Dari cakupan kontrak penjualan ada beberapa hal yang harus mendapat perhatian khusus yaitu jumlah barang, kualitas/mutu barang, harga, dan syarat teknisnya yang meliputi syarat penyerahan barang, tempat penyerahan barang dan syarat penyerahan dan biaya, karena hal-hal tersebut sangat mempengaruhi kegiatan penjualan yang di lakukan antara kedua belah pihak.

Kontrak penjualan itu terjadi tidak dengan langsung terjadi begitu saja, akan tetapi terdapat proses-proses yang di lakukan, yaitu cara terjadi kontrak jual beli adalah :

• Hubungan antara eksportir dan importer dimulai dengan bantuan bank-bank DL dan korespondennya, dari buku-buku petunjuk perdagangan dsb.
• Kontak antara kedua belah pihak diwujudkan dengan surat-menyurat, telex,kawat,fax,telepon.
• Diantara surat-menyurat antara penjual dan pembeli akan didapati pembicaraan pendahuluan mengenai suatu transaksi yang berisi permintaan penawaran barang,harganya dan lain-lain syarat.
• Menurut hukum, transaksi jual beli sudah terjadi saat adanya persetujuan calon pembeli terhadap penawaran yang diajukan.
• Setelah kontrak penjualan terjadi, ini akan menjadi dasar syarat-syarat transaksi yang akan dituangkan dalam formulir pembukaan L/C yang akan diajukan oleh importir yang bersangkutan kepada bank devisa setempat.

2.2.2 Deskripsi Audit Internal

2.2.2.1 Pengertian Audit Internal

Audit internal merupakan salah satu dari cakupan auditing secara umum, auditing dapat dijelaskan sebagai berikut :

Menurut Regar (2007:160)

Auditing adalah serangkaian pemeriksaan kegiatan yang bebas dilakukan oleh akuntan untuk meneliti daftar keuangan dari suatu perusahaan yang dilaksanakan menurut norma pemeriksaan akuntan untuk dapat memberikan/menolak memberikan pendapat mengenai kewajaran dari daftar keuangan yang diperikasa.

Pendapat diatas mengandung pengertian bahwa pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor terhadap daftar keuangan perusahaan harus dilaksanakan secara bebas, tanpa adanya tekanan dari pihak manapun dan juga dilaksanakan menurut norma pemeriksaan yang telah di tetapkan oleh yang berwenang. Kata bebas yang dimaksud dalam hal ini adalah suatu sikap yang tidak berpihak dalam melaksanakan pemeriksaan untuk sampai kepada pemberian pendapat, baik dalam kenyataan (in fact) maupun dalam penglihatan (in appearance). Sedangkan norma pemeriksaan adalah suatu ukuran untuk mengetahui mutu pelaksanaan pemeriksaan.

Menurut Arens dan James seperti yang dikutip oleh Halim (2001:1)

Auditing adalah suatu proses seseorang yang mampu dan independen, untuk dapat menghimpun dan mengevaluasi bukti-bukti dari keterangan yang terukur dari suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk mempertimbangkan dan melaporkan tingkat kesesuaian dari keterangan yang terukur tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan.

Definisi diatas mengandung beberapa unsur yang dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Pengumpulan dan penilaian bukti

Yang dimaksud dengan bukti disini adalah segala keterangan yang digunakan oleh auditor untuk menentukan apakah keterangan atau informasi yang diperiksa tersebut sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.

2. Keahlian dan kebebasan

Seorang auditor harus mempunyai pengetahuan yang cukup agar dapat memahami kriteria-kriteria yang digunakan dan cukup mampu atau kompeten untuk mengetahui dengan pasti jenis dan jumlah fakta yang dibutuhkan agar pada akhir pemeriksaan ia dapat menarik kesimpulan yang tepat. Auditor juga harus memiliki sikap mental yang bebas atau independen.

3. Satuan ekonomi tertentu

Setiap kali akan dilakukan suatu audit, ruang lingkup pertanggungjawaban auditor harus dinyatakan secara jelas, yang trutama harus dilakukan adalah menegas satuan ekonomi yang dimaksud dan periode waktunya.

4. Data keterangan yang terukur dan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan

Untuk mempermudah penilaian keterangan, data harus dapat dikumpulkan dengan mudah, berarti data tersebut disusun dalam suatu sistem akuntansi. Data yang disajikan manajemen tersebut dibandingkan dengan kriteria atau standar yang telah ditetapkan.

5. Pelaporan

Hasil akhir suatu pemeriksaan adalah menerbitkan laporan yang berisi kesimpulan dan temuan yang didapat selama pemeriksaan berlangsung sampai selesai. Isi dan bentuk laporan biasanya berbeda, tergantung pada maksud, tujuan dan sifat pemeriksaan yang dilakukan. Tetapi suatu laporan harus dapat menjelaskan pada pembaca mengenai kesamaan antara informasi yang dinyatakan dengan angka, kriteria atau ukuran yang ada.

Adapun pengertian mengenai audit internal dapat dijelaskan dibawah ini,

Menurut  American Accounting Association ( AAA)

“Audit internal adalah proses sistematis untuk secara objektif memperoleh dan mengevaluasi asersi mengenai tindakan dan kejadian-kejadian ekonomis untuk meyakinkan derajat kesesuaian antara asersi ini dengan criteria yang ditetapkan dan mengkomunikasikannya ke pengguna yang berkepentingan”. Definisi ini di tunjukan untuk menggambarkan proses yang dilakukan disemua jenis audit ; tetapi istilah “tindakan dan kejadian ekonomi” mengarah pada aspek keuangan atau akuntansi.

Institute of Internal Auditor (IIA) memperkenalkan standards for the professional practice of internal auditing (SPPIA) yang berisi definisi berikut ini :

“Audit Internal adalah fungsi penilaian independen yang di bentuk dalam perusahaan untuk memeriksa dan mengevaluasi aktivitas-aktivitasnya sebagai jasa yang diberikan kepada perusahaan”.

Pernyataan ini lebih merupakan semacam pendahuluan, bukan sebuah definisi karena tidak memberikan pemaparan lebih jauh mengenai tanggung jawab auditor internal, dan juga tidak menekankan bahwa audit tidak lagi hanya berkaitan dengan aspek akuntansi.

Audit internal merupakan profesi yang dinamis dan terus berkembang yang mengantisipasi perubahan dalam lingkungan operasinya dan beradaptasi terhadap perubahan dalam struktur organisasi, proses, teknologi. Profesionalisme dan komitmen yang tinggi difasilitasi dengan bekerja dalam kerangka praktik profesional yang dikembangkan oleh Institute of Internal Auditor.

Pada bulan juli 1999 Dewan Direksi IIA mengadopsi definisi berikut :

“Audit Internal adalah aktivitas independen, keyakinan objektif dan konsultasi yang dirancang untuk memberi nilai tambah dan meningkatkan operasi organisasi. Audit tersebut membantu organisasi mencapai tujuannya dengan menerapkan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas proses pengelolaan risiko, kecukupan control, dan pengelolaan organisasi.”

Sebuah resolusi yang menciptakan sebuah kerangka praktik profesional (Professional Practices Framework) yang baru juga di pertimbangkan oleh dewan IIA. Dewan Standar Audit Internal (Internal Auditing Standards Board – IASB) IIA telah mengembangkan semua perubahan yang di rekomendasikan terhadap standar.

Definisi ini telah di ciptakan untuk menggambarkan lingkup audit internal modern yang luas dan tak terbatas sebagai berikut :

“Audit internal adalah sebuah penilaian yang sistematis dan objektif yang dilakukan auditor internal terhadap operasi dan kontrol yang berbeda-beda dalam organisasi untuk menentukan apakah (1) informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan; (2) risiko yang dihadapi perusahaan telah diidentifikasi dan diminimalisi; (3) peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur internal yang bisa diterima telah diikuti; (4) kriteria operasi yang memuaskan telah dipenuhi; (5) sumber daya telah digunakan secara efesien dan ekonomis; dan (6) tujuan organisasi telah dicapai secara efektif – semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung jawab secara efektif.”

Definisi tersebut tidak hanya mencakup peranan dan tujuan auditor internal, tetapi juga mengakomodasikan kesempatan dan tanggung jawab. Definisi tersebut juga memadukan persyaratan-persyaratan signifikan yang ada distandar dan menangkap lingkup yang luas dari auditor internal modern yang lebih menekankan pada penambahan nilai dan semua hal yang berkaitan dengan risiko, tata kelola, dan control.    

2.2.2.2 Manfaat Audit Internal

Keberadaan audit internal sangatlah memberikan manfaat bagi sebuah organisasi dalam perusahaan. Audit internal di dalam sebuah organisasi perusahaan adalah lembaga atau divisi yang independen, karena pekerjaanya adalah untuk mengkontrol jalannya kegiatan atau operasi perusahaan.

Dalam sebuah organisasi perusahaan, risiko pada setiap unit atau divisi itu pasti ada. Risiko tersebut dapat berupa penyimpangan baik berat atau ringan, kemudian tidak efesiensi dalam melaksanakan kegiatan operasi perusahaan. Dan untuk mengurangi hal-hal tersebut dibutuhkanlah suatu unit kerja khusus dan independen yang disebut sebagai internal audit.

Manfaat lain adanya audit internal adalah dapat menjadi alat bantu bagi manajemen untuk mengamankan harta kekayaan, untuk mengetahui sejauh mana efektifitas suatu perusahaan telah tercapai dan sampai sejauh mana hal tersebut dapat ditaati.

Untuk perusahaan yang sudah go public peran audit internal juga dapat berpengaruh, karena laporan keuangan pada perusahaan terbuka ini, sebelum diumumkan kepada masyarakat harus diaudit terlebih dahulu untuk meyakinkan pihak ke tiga bahwa laporan keuangan yang dibuat tersebut tidak ada kecurangan. Dalam mengaudit laporan keuangan tersebut audit internal tidak bekerja sendiri, untuk hasil yang lebih baik audit internal bekerjasama dengan audit eksternal (KAP) dan bekerja tetap sesuai dengan kode etik serta keindependenan masing-masing auditor.

Karena begitu pentingnya peran audit internal didalam menejemen perusahaan atau emiten, sampai-sampai BAPEPAM-LK melalui SK Ketua BAPEPAM-LK No: Kep-496/BL/2008 menerbitkan peraturan khusus No.IX.1.7 tentang pembentukan dan pedoman penyusunan piagam unit audit internal. Peraturan tersebut menegaskan “setiap perusahaan atau emiten harus memiliki internal audit”.

2.2.2.3 Prosedur Audit Internal

Sebelum melakukan audit pada menejemen, seorang Auditor harus memahami terlebih dahulu langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan dalam melaksanakan kegiatan mengaudit. Hal ini penting untuk diketahui agar Auditor dapat bekerja secara sistematis dan dapat mencapai tujuan dari pelaksanaan audit tersebut.

Berikut langkah-langkah yang dijalankan Auditor dalam melaksanakan audit internal :

1. Pelaksanaan Audit Internal

1. Pertemuan pendahuluan / Entry meeting

Pertemuan pendahuluan dengan pihak objek audit berkaitan dengan kegiatan audit merupakan tahap yang kritis. Auditor harus mampu mendapatkan perhatian dan dukungan objek audit sebelum dimulainya pekerjaan lapangan.

Pertemuan pendahuluan adalah sarana terpenting bagi auditor untuk melaksanakan hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan audit. Oleh karenanya tim audit harus mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan tersebut dengan seksama.

2. Pelaksanaan pengujian lapangan

Pelaksanaan pengujian lapangan merupakan proses sistematis pengumpulan dan pengujian bukti yang objektif mengenai suatu kegiatan operasi objek audit. Hasil pengujian atas bukti yang telah dikumpulkan auditor digunakan sebagai dasar penentuan simpulan dan rekomendasi yang akan diberikan auditor. Simpulan dan rekomendasi auditor berisikan berbagai penilaian auditor atas kecukupan dan efektivitas pengendalian intern dan kegiatan operasi yang diauditnya serta penilaian auditor mengenai berbagai risiko dan potensi yang dihadapi unit kerja atau organisasi yang diaudit.

Jenis pengujian lapangan yang dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Teknik wawancara, yaitu teknik yang dimaksudkan untuk mendapatkan informasi lebih jelas dari objek yang diaudit. Agar interview berjalan efektif dan informasi yang diperoleh relevan, auditor perlu mempertimbangkan dengan siapa interview akan dilakukan. Umumnya interview dilakukan dengan personil auditan, pihak lain yang mempunyai kontak dengan auditan, pihak lain yang independen.
2. Inspeksi, merupakan pengujian audit yang berupa perhitungan fisik yang dilakukan auditor untuk memastikan keakuratan suatu jumlah atau nilai dari asset yang diuji. Teknik pengujian dengan inspeksi memiliki tingkat keandalan yang tinggi untuk mendukung suatu argumentasi atau masalah yang diidentifikasi oleh auditor dalam penugasan auditnya. Inspeksi dilakukan terhadap jumlah persediaan barang atau suku cadang yang ada digudang (stock opname) dan inspeksi terhadap jumlah uang kas yang dikelola oleh kasir atau bendaharawan.
3. Verifikasi, yaitu berkaitan dengan pemeriksaan atas dokumen atau transaksi yang sedang diaudit. Verifikasi terbagi menjadi empat bagian dilihat dari arah penulusuran dokumen atau catatan yang diperiksa yaitu:

• Vouching, memeriksa kebenaran dari suatu jumlah dengan menulusuri dokumen-dokumen yang terkait.
• Tracing, memeriksa dokumen dari dokumen atau transaksi awal dilakukan samapi terbentuknya laporan.
• Scanning, meneliti atau menguji secara sepintas mengenai data yang menarik perhatian dari sejumlah besar data yang ada.
• Confirmation, untuk memastikan apakah ada suatu transaksi atau kegiatan fiktif yang mungkin terjadi. Teknik pengujian konfirmasi dilakukan dengan cara meminta surat menegasan dari pihak ketiga yang dialamatkan langsung kepada auditor berkenaan dengan catatan atau informasi yang disajikan oleh auditan didalam laporan keuangan atau kegiatan/aktivitasnya.

1. Analisis, merupakan teknik pengujian audit dengan membandingkan berbagai data yang berkaitan terhadap objek audit.
2. Investigasi, teknik pengujian audit yang diterapkan terhadap keingintahuan auditor terhadap fakta yang tersembunyi.
3. Evaluasi, teknik pengujian untuk dapat sampai pada pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Selain jenis pengujian yang dilakukan diatas auditor jiga dapat melakukan pengujian dengan menggunakan metode sampling, metode ini adalah pengujian atas suatu populasi transaksi atau kegiatan tanpa harus menguji seluruh populasi tersebut. Terdapat dua metode sampling yaitu : sampling statistik dan sampling non statistic. Sampling statistik harus memenuhi syarat sebagai berikut :

• Pemelihan sampel harus acak, dengan tujuan untuk mendapatkan hasil yang objektif.
• Analisis matematis dengan menggunakan rumus statistik. Agar formula statistik dapat diterapkan, judgment pada sampling statistic harus dikuantifikasi terlebih dahulu sesuai dengan kebutuhan formulanya.

Adapun pada sampling non statistik pemilihan sampel tidak harus acak dan judgment yang digunakan tidak perlu dikuantifikasi.

3. Pengembangan temuan

Setiap audit yang dilaksanakan harus memuat temuan, walau pada akhirnya pelaksanaan audit disimpulkan bahwa tidak ada masalah atau adanya suatu keadaan yang diidentifikasi menurut perhatian manajemen objek audit dan manajemen puncak. Temuan tidak identik dengan keburukan, temuan dapat positif dan dapat negatif.

Temuan positif mengindikasikan bahwa tidak ada masalah signifikan yang terungkap dalam audit, atau sebaliknya hasil audit justru mengindikasikan kondisi baik yang perlu mendapat perhatian bahkan penghargaan karena merupakan hasil dari kerja keras dari semua lini manajemen objek audit yang membawa keuntungan besar bagi perusahaan. Keuntungan tersebut dapat berupa penghematan bahan baku dengan tidak mengurangi kualitas produk, atau terjadi peningkatan kualitas pekerjaan yang justru menguntungkan dan membantu unit-unit kerja lain.

Temuan negatif mengindikasikan adanya masalah yang menuntut perhatian penuh manajemen untuk tindakan perbaikan agar perusahan terhindar dari kerugian yang berlarut. Untuk setiap temuan negatif, rekomendasi yang diusulkan untuk tindakan perbaikan oleh auditor akan menjadi perhatian manajemen melakukan tindakan penyempurnaan.

4. Pembicaraan akhir / Exit meeting

Merupakan pertemuan antara auditor dan auditee (objek yang di audit) yang menandai berakhirnya pelaksanaan pengujian lapangan. Pertemuan ini sangat penting karena membahas temuan hasil pengujian lapangan dan rekomendasi yang diusulkan. Agar hasil temuan optimal, auditor harus mempersiapkan sebaik mungkin materi-materi yang akan didiskusikan. Auditor yang bertugas harus menentukan waktu dan tempat untuk pelaksanaan pembicaraan akhir.

5. Pedoman kertas kerja audit

Kertas kerja audit merupakan salah satu produk dari hasil pekerjaan audit, disamping laporan hasil audit yang disusun oleh auditor , kertas kerja audit memiliki berbagai bentuk dan jenis kertas kerja audit, dapat berbentuk manual tetapi dapat pula disusun secara elektronik.

Tujuan utama dari penyusunan kertas kerja audit yaitu: menyajikan dasar untuk perencanaan audit, merupakan catatan atas bukti yang di kumpulkan dan hasil dari pengujian audit yang dilaksanakan, menyajikan data untuk menentukan jenis laporan audit yang sesuai, membantu auditor dalam pelaksanaan dan suprvisi audit, memungkinkan audior untuk melakukan review mengenai kualitas audit dan merupakan dokumen hasil audit.

Penyusunan atau penyiapan KKA juga dimaksudkan untuk menyajikan suatu pengendalian atas penugasan audit, yaitu dengan cara mendokumentasikan apa yang telah dikerjakan auditor dan apa yang masih belum atau sedang dikerjakan oleh auditor, menyajikan suatu dasar untuk mempelajari pola dan tren berbagai aktivitas yang ada dalam organisasi, menyajikan suatu rincian yang mendukung masalah-masalah yang dibahas dengan petugas operasional, sebagai suatu sumber bukti dalam suatu perkara litigasi atau tuntutan, menyajikan dasar untuk supervise dan evaluasi dari kinerja audit, menyajikan data permanen untuk penggunaannya dalam perencanaan dan pelaksanaan audit berikutnya atau masa depan, membantu auditor eksternal dan para stakeholders lainnya dalam melakukan evaluasi baik mengenai unit kerja audit internal maupun sistem pengendalian internal, menyajikan pelatihan bagi auditor yang baru dalam memahami bagaimana penugasan audit dilaksanakan.

2. Komunikasi Hasil Audit (Pelaporan)

Laporan hasil audit (LHA) merupakan sarana untuk mengkomunikasikan hasil pekerjaan internal audit kepada berbagai pihak baik intern maupun ekstern, sekaligus sebagai sarana bagi manajemen untuk menilai dan mengevaluasi hasil kerja serta kontribusi yang diberikan oleh internal auditor. LHA juga merupakan dokumen formal yang mencerminkan tanggung jawab dari tim audit atas pelaksanaan audit yang dilakukan.

LHA itu berfungsi untuk:

• Kesimpulan hasil audit, merupakan hasil akhir dari pekerjaan auditor, digunakan sebagai media untuk mengikhtisarkan bukti-bukti yang diperoleh selama audit dengan menyajikan temuan-temuan dan kesimpulan
• Pengungkapan kondisi, mengungkapkan area-area yang memerlukan perbaikan, dengan demikian laporan dapat dipandang sebagai alat informasi bagi manajemen dalam menilai pelaksanaan operasi perusahaan dan laporan juga dipandang sebagai suatu evaluasi.
• Kerangka acuan untuk tindakan manajemen, laporan merupakan kesimpulan internal auditor mengenai tindakan yang harus diambil manajemen, berdasarkan kondisi yang diungkapkan dan penyebab-penyebabnya.
• Penjelasan pandangan objek audit, objek audit yang di audit mungkin ingin mengemukakan hal-hal diluar kendali mereka atau memberikan penjelasan mengenai ketidaksepakatan. Penjelasan mengenai pandangan objek audit, disertai dengan komentar internal auditor akan membantu dalam menyampaikan masalah pada manajemen dan memberikan dasar bagi tindakan yang harus diambil.

2.2.2.4 Audit Internal Atas Kontrak Penjualan

Dalam kontrak penjualan yang berisi kesepakatan antara pihak penjual dan pembeli yang saling terikat, kontrak penjualan perlu diaudit agar pelaksanaan dari isi kontrak penjualan tersebut dapat terkontrol dan berjalan dengan baik sesuai hukum kontrak yang berlaku.

Audit mengenai kontrak penjualan ini dilakukan dengan melihat setiap proses atau tahapan penjualan yang dilakukan sesuai dengan kesepakatan antara kedua belah pihak. Untuk melakukan audit internal atas kontrak penjulan ini, auditor harus melakukan tahapan-tahapan berikut ini,

Pertama adalah melakukan survey pendahuluan yaitu, auditor harus memahami ruang lingkup yang akan diaudit , seperti bagaimana kontrak penjualan itu dibuat, untuk apa kontrak penjualan itu dibuat, dan pihak-pihak yang terkait dalam pelaksanaan kontrak penjualan tersebut, dan juga dokumen-dokumen yang terkait terhadap kontrak penjualan tersebut. Setelah auditor memahami pelaksanaan kontrak penjualan tersebut, kemudian analisa risikonya, yaitu sebagai dasar atau acuan auditor untuk melakukan audit atas kontrak penjualan.

Perhatikan juga internal control dalam pelaksanaan kontrak penjualan tersebut, pihak-pihak yang mengotorisasi, yang membuat serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pihak kedua yaitu pembeli, kemudian bagaimana prosesnya sampai kontrak penjualan itu disepakati.

Setelah dilakukan survey pendahuluan auditor membuat program audit untuk kontrak penjualan. Dasar dalam pelaksanaan kontrak penjualan yaitu dari survey pendahuluan yang dilakukan auditor sebelumnya. Isi dari program audit adalah tujuan dilakukannya audit kontrak penjualan, tujuannya itu dibuat untuk masing-masing proses atau bagian yang ada  pada kontrak penjualannya tersebut.

Lalu prosedur-prosedur yang akan dilakukan auditor untuk mengaudit kontrak penjualan seperti prosedur untuk mengaudit kualitas dan kuntitas barang yang dijual, prosedur audit mengenai harga jual yang disepakati kedua belah pihak, prosedur audit mengenai pembuatan invoice serta pemantauan pembayaran dan prosedur audit mengenai pencatatan penjualan yang dilakukan.

Kedua, sebelum melakukan auditing, auditor akan melakukan pertemuan pendahuluan kepada pihak atau bagian penjualan. Dalam pertemuan pertama ini auditor akan menjelaskan dengan baik dan rinci untuk melakukan pelaksanaan auditing. Setelah itu, auditor akan melakukan pekerjaan sesuai dengan program audit yang sudah dibuat, tidak menutup kemungkinan dalam pelaksanaannya tidak selalu sama dengan program audit, dapat terjadi perubahan sesuai dengan situasi dan kondisi dalam auditingnya.

Lalu bila ada temuan, temuan tersebut akan dikembangkan oleh auditor, maksudnya temuan tersebut akan mendapat perhatian dan tindak lanjut dari auditor. Temuan tersebut dapat berupa temuan positif atau negatif. Bila temuan tersebut positif artinya kontrak penjualan tersebut sudah berjalan dengan baik dan semestinya. Tetapi, bila temuan kontrak penjualan tersebut negatif artinya ada yang tidak wajar dalam kontrak penjualan tersebut, ketidakwajaran tersebut dapat diasumsikan seperti, perubahan dalam kontrak penjualan tidak ada otorisasi oleh pejabat yang berwenang, atau formula penjualan yang tidak sesuai, serta term yang dipakai tidak berjalan dengan baik.

Setelah auditor selesai dengan pekerjaan lapangannya atas kontrak penjualan tersebut, Auditor akan melakukan pembicaraan akhir (exit meeting) yaitu pertemuan antara auditor dengan auditee (pihak yang diaudit) yaitu bagian penjualan. Dalam pertemuan ini auditor akan membahas temuan yang didapat dari hasil pengujian, temuan ini akan dibahas oleh auditor secara rinci dengan bukti-bukti yang mendukung terkait dengan kontrak penjualan. Lalu dari hasil temuan tersebut dilakukan rekomendasi atau solusi yang dapat dilakukan.

Setelah auditor melakukan pekerjaan lapangannya, maka auditor akan menginterprestasikannya kedalam kertas kerja audit, yang berisikan segala sesuatu yang auditor lakukan dalam mengaudit kontrak penjualan. Dalam kertas kerja audit akan dideskripsikan dokumen yang diaudit yaitu seperti kontrak penjualan yang bersangkutan, invoice atas penjualan, notulen rapat, data hutang/piutang, SOP, laporan penerimaan bank, catatan akuntansi atas penjualan yang dilakukan. Lalu deskripsi mengenai hasil pengujian yang diaudit seperti hasil wawancara terhadap pihak yang berkaitan dengan kontrak penjualan dan hasil observasi yang dilakukan auditor. Kemudian deskripsi mengenai temuannya dan dokumen-dokumen yang terkait dengan temuan atas audit kontrak penjualan serta keterangan pembuatan kertas kerja, siapa yang membuat, pada tanggal berapa dan akan diserahkan kepada siapa.

Ketiga, auditor melaporan hasil pemeriksaan. Laporan ini berisi pendapat auditor mengenai temuan terkait kontrak penjualan. Kriteria temuan tersebut akan dijelaskan kondisinya, serta sebab dari temuan tersebut apa, kemudian rekomendasi yang dilakukan atas temuan tersebut. Setelah laporan ini dibuat auditor akan melaporkanya ke direksi untuk diketahui dan ditindak lanjuti agar temuan tersebut dapat diperbaiki untuk kelancaran pelaksanaan opersi perusahaan

- FIRNA COPYRIGHT -